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彰化師大彰化師大秘書室

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問題

解決方法

1.文書組分文原則是什麼?

1.有前案依照前案。

2.依據《本校公文分文作業原則》(以下簡稱原則)第七條規定,校外來文內容明確,發文代字與本校特定單位有關者,依發文代字分由該單位主辦。

3.《原則》第8條,校外來文內容明確,顯屬特定單位主辦業務範圍者,雖其發文代字與該單位無關,仍分由該單位主辦。

4.《原則》第9條,校外來文內容涉及二個單位以上者,應以來文所敘首項業務之單位為主辦單位,其餘有關單位則由主辦單位於收辦後再行會辦或協調分辦。

5.《原則》第10條,校外來文如本校並無業務相關之主辦單位,方式如下:

(1)凡轉知教職同仁之來文,由人事室為主辦單位。

(2)來文內容涉及轉知含學生之公文,由學生事務處為主辦單位。

(3)來文內容屬學術研討會、專案研究,邀稿等性質,而本校未設有相關學術單位者,由研究發展處為主辦單位。

(4)來文內容指定特定教職同仁為一定行為者(如演講、擔任講師、委員或其他職務),由隸屬單位為主辦單位;涉及二人以上者,依首位人員隸屬單位為主辦單位,其餘有關單位則由主辦單位於收辦後再行會辦或協調分辦。

2.對校外來文分文有疑義時,要怎麼處理?

《原則》第11條規定:

主辦單位最遲應於收文之翌上班日內,檢附本校「公文改分陳核單」(如附件2),敘明改分事由,經該單位一級主管簽章後,送文書組陳請主任秘書核定改分單位。

3.若主秘協調後仍認為有疑義時,該如何處理?

《原則》第11條規定:

1.主辦單位若仍有疑義時,經主任秘書協調而無法取得共識時,陳請校長核示。

2.校外來文一經確認其主辦單位,該主辦單位即不得再行推諉或拒收,倘因各單位相互推諉,致生延誤,由核定之主辦單位負其責任。

4.請問要如何退文?

1.由一級單位負責登記桌業務同仁退文。

2.若已經分至2級單位或系所,請先退給一級登記桌,再由一級登記桌退回。

5.請問為何會有紙本文?

依據《本校電子公文線上簽核作業規範》第3條規定:

本系統實施後,凡本校公文(簽、函、書函、開會通知等)及附件,均以線上簽核為原則,但有下列情形之一者,得採紙本簽核

(1)機密等級為「密」以上之公文,或公文內容有保密之必要者。

(2)公文保存年限30(含)以上者。

(3)公文總頁數在10頁(含)以上者。

(4)公文附件電子檔案大小合計在10MB(含)以上者;透過電子交換對外行文者,其附件電子檔案大小合計在1MB(含)以上者。

(5)急要公文遇有線上簽核系統無法運作或須越級陳核時,或因特殊事由,經主管同意者。

(6)公文附件無法或不宜電子化者:

A、海報、大型書圖或已裝訂成冊之預算書、計畫書、合約書、報告書、建議書……等大型附件。

B、有價證券、支票、現金、原始憑證、須用印之文件……等。

C、附件屬性或格式特殊者(光碟、磁片、磁帶、實體物品……)

6.請問收文如何辨別是線上處理和紙本處理?

依據《本校電子公文線上簽核作業規範》第9條規定:

(1)校外電子來文

1.受文者為本校之公文,採線上簽核,不提供紙本。

2.受文者為單位之公文,採線上簽核,不提供紙本。

3.受文者為個人之公文,由文書組印出紙本交由本人簽收。

 (二)校外紙本來文

1.受文者為本校之公文,其公文及附件均可數位化者,採線上簽核,不提供紙本。

2.受文者為本校之公文,其公文或附件無法或不宜數位化者,採紙本簽核並配合線上流程管理。

3.受文者為單位或個人之公文,由文書組轉交紙本,如需收文掛號,請洽文書組。

7.分文是分到一級單位還是分到二級單位?

依據《本校電子公文線上簽核作業規範》第12條規定:

總收文分文給一級單位再由一級單位分文人員轉「分文」或「分辦」給二級單位收文或承辦收文。

8.若有收文的問題應該找誰詢問?

請洽詢本組組員張瑞萍小姐,分機5812。竭誠為您服務。

9. 機密文書(密件)要如何處理?

(一)請勿標示不明確的解密條件或保密期限如:

    1.解密年限:1

    2.保存期限屆滿後解密

    3.發文後解密

    4.工作完成時解密 

※請務必填列「本件至某年某月某日解密」

 (二)保存年限訂定,應高於保密期限。

 (三)承辦單位不得擅自更改來文之等級及解密條件或保密期限(屬原核定機關權責)。

 (四)案由應於無洩密之虞下簡扼摘述。

 (五)機密文書如非必要,儘量免用或減少副本,須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理(應由承辦人員親自持送,非由承辦人員傳遞時,應密封交遞)。

 (六)辦畢歸檔注意事項:承辦人員需檢視完整案件(含附件),並應使用本校機密檔案專用封套裝封,按封套所載事項填列(封面上註明:年度號、 分類號、保存年限、總收(發)文字、承辦單位、案由或案名(得以代碼或代名表示)、案卷內文件起訖日期、總頁數、件數、附件數、機密等級、 解密條件或保密期限),並於封口簽章及簽註日期後,送文書組辦理歸檔,檔管人員若檢視封套上記載不全者,將退還補正。

10. 公文分類號如何編號?

(一)承辦人員於填註分類號及保存年限時,應依歸檔案件性質,參酌本校檔案分類及保存年限手冊歸入適切之類目。例如各系所務會議開會通知及紀錄,有部分單位放在學術研究類的「其他」,年限3年期限過短,應放在總類「00」之下的「會議」項下。

 (二)預告107年本校分類號將進行修訂,為管理效益,一卷約3公分,請勿訂定過多分類或細項,造成一個案卷只有幾分文,以免浪費存放空間。

11. 歸檔時應注意事項。

(一)各承辦單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品,不得歸檔:

  1.現金、有價證券及其他貴重物品。

  2.司法訴訟有關物證。

  3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。

  4.易變質而不適長期保存之物品。

 (二)歸檔案件以原件為原則,未以原件歸檔者,應敘明具體事由簽陳權責長官核准。

 (三)有附件者,每1種以1份為限,附件需抽存續辦者,應於本文敘明,並於附件註記文號,俟其辦畢後,依規定辦理附件歸檔。

12. 發文時常發生問題

Q1:受文者時常直接打在受文者後面的空格,這樣無法發文

A1:請於文稿編輯畫面的受文者後面的編輯按鈕點進去編輯受文者

Q2:需電子交換之受文者經常是非全銜,例如:(非全銜)彰化市中山國小、彰化縣陽明國中;(全銜)彰化縣彰化市中山國民小學、彰化縣立陽明國民中學

A2:受文者必須填入全銜才可以電子交換,查詢機關全銜可至編輯  受文者畫面按F1(常用機關查詢)後會跳出另一個視窗可供查詢

Q3:查詢機關(學校)名稱、群組

A3:請在受文者編輯畫面按F1(常用機關查詢)跳出視窗後查詢,查詢時請自行打關鍵字查詢